Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2000 concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati - Gazzetta ufficiale L 8/1, 12/01/2001
Il Mediatore europeo - Cosa può fare per voi il Mediatore europeo
Indice
Prefazione
Cosa può fare per me il Mediatore europeo?
Quali sono i principali settori di attività del Mediatore?
Salvaguardare i diritti fondamentali
Assicurare un’amministrazione trasparente e responsabile
Migliorare il servizio offerto dalle istituzioni
Garantire il rispetto dello Stato di diritto
Tutelare i diritti del personale nelle istituzioni
Come ottiene risultati il Mediatore?
Collaborando con le istituzioni
Collegandosi con la famiglia dei difensori civici
Comunicando con i cittadini
Quali risultati ha conseguito finora il Mediatore?
Opinioni espresse da varie parti nell’Unione europea
Come si può presentare una denuncia? (Formulario di denuncia)
La funzione del Mediatore europeo è stata istituita dal Trattato di Maastricht per accogliere le denunce relative ai casi di cattiva amministrazione nell’operato delle istituzioni e degli organi della Comunità europea. Sono stato eletto primo Mediatore europeo nel 1995. Da allora mi sono occupato di oltre 10.000 denunce presentate da cittadini, società, organizzazioni ed enti pubblici.
Ogni vertenza risolta, ogni lettera alla quale è stata data una risposta, ogni fattura pagata, ogni documento pubblicato, ogni riforma amministrativa effettuata per effetto delle inchieste avviate dal Mediatore ha significato la soddisfazione di un cittadino in più. Ma non solo: quando le istituzioni risolvono un problema sollevato da un soggetto, ne traggono beneficio tutti.
Gli ultimi sette anni hanno visto cambiamenti positivi nel modo in cui viene gestita l’amministrazione comunitaria, con risultati che vanno dall’ottenimento di scadenze più brevi per i pagamenti, a un maggiore accesso ai documenti o all’istituzione di procedure più eque. Questo miglioramento ci avvicina alla realizzazione del diritto fondamentale di ogni cittadino europeo a una buona amministrazione, come sancito nella Carta di Nizza.
La presenta guida illustra gli sforzi compiuti negli ultimi anni dal Mediatore per risolvere i problemi dei cittadini rispetto all’amministrazione comunitaria. Le istituzioni e gli organi hanno cooperato efficientemente per rispondere alle denunce che sottopongo alla loro attenzione e, benché resti ancora molto da compiere, sono convinto che continueranno a migliorare il proprio operato.
Spero che questa guida possa tracciare un quadro chiaro del servizio che la funzione del Mediatore europeo è in grado di offrire. Insieme, possiamo garantire un’amministrazione pubblica comunitaria migliore a beneficio di tutti noi.
Jacob Söderman
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Cosa può fare per me il Mediatore europeo?
Il Mediatore europeo ha il compito di esaminare le denunce presentate dai cittadini contro casi di cattiva amministrazione da parte delle istituzioni e degli organi della Comunità europea.
(Si è in presenza di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non opera conformemente a una norma o a un principio per esso vincolante.)
Chi può presentare denunce?
Ogni cittadino di uno Stato membro dell’Unione europea o residente in uno Stato membro può presentare una denuncia al Mediatore europeo. Lo stesso diritto è attribuito alle imprese, alle associazioni e ad altri organismi con sede ufficiale nell’Unione.
Per presentare una denuncia non si deve dimostrare di essere stati personalmente vittime del caso di cattiva amministrazione segnalato.
Quale può essere l’oggetto della denuncia?
Se un’istituzione omette di compiere un atto dovuto, opera in modo irregolare o agisce in maniera illegittima, può esservi motivo di presentare denuncia al mediatore. Alcuni dei problemi più comuni trattati dal Mediatore sono i ritardi ingiustificati, il rifiuto d’informazione, le discriminazioni e l’abuso di potere.
La denuncia deve essere presentata entro due anni dalla data in cui si è avuta conoscenza dei fatti contestati e occorre aver già interpellato l’istituzione o l’organismo in questione, ad esempio tramite lettera.
In quali casi è possibile rivolgersi al Mediatore?
Il Mediatore europeo esamina le denunce presentate contro istituzioni e organi comunitari. Il Mediatore non può trattare casi riguardanti le amministrazioni nazionali, regionali o locali, anche se le denunce riguardano il diritto comunitario.
Il Mediatore esamina le denunce presentate contro:
La Commissione europea - Il Consiglio dell’Unione europea - Il Parlamento europeo - La Corte dei conti - La Corte di giustizia (salvo che nella sua funzione giurisdizionale) - Il Comitato economico e sociale europeo - Il Comitato delle regioni - La Banca centrale europea - La Banca europea per gli investimenti - L’Europol Qualsiasi altro organo comunitario
Cosa si può ottenere presentando una denuncia?
Quando il Mediatore informa l’istituzione interessata di aver ricevuto una denuncia nei suoi confronti, essa può adottare i provvedimenti necessari per risolvere il caso. In tale circostanza si dice che la denuncia è risolta dall’istituzione.
Se si rileva un caso di cattiva amministrazione ed esso non viene risolto durante l’indagine, il Mediatore ricerca una soluzione amichevole atta a soddisfare il denunciante.
Se una soluzione amichevole non è possibile o se la ricerca di quest’ultima non ha avuto esito positivo, il Mediatore può inviare un progetto di raccomandazione all’istituzione interessata, chiedendole di adottare i provvedimenti necessari per eliminare il caso di cattiva amministrazione.
Se l’istituzione non accetta la raccomandazione, il Mediatore può presentare una relazione speciale al Parlamento europeo.
Se una soluzione amichevole non è possibile e il caso di cattiva amministrazione non può essere eliminato, il Mediatore può rivolgere una valutazione critica all’istituzione interessata.
Cosa succede se il Mediatore non può trattare la denuncia?
Se il Mediatore europeo non può esaminare la denuncia — ad esempio, qualora essa riguardi amministrazioni nazionali, regionali o locali degli Stati membri — egli farà tutto il possibile per consigliare al denunciante un’altra autorità cui può rivolgersi. Si può trattare di un difensore civico nazionale o regionale o di una commissione per le petizioni.
Quali sono i tempi di attesa?
Per dare un buon esempio di servizio pubblico, il Mediatore esamina le denunce nei tempi più brevi possibili con l’obiettivo di:
1. comunicare l’avvenuto ricevimento delle denunce entro una settimana;
2. decidere se avviare o meno un’indagine entro un mese;
3. concludere le indagini entro un anno.
Come si può presentare una denuncia?
È possibile scrivere al Mediatore in una delle 12 lingue ufficiali dell’Unione europea, precisando chiaramente le proprie generalità, l’istituzione o l’organo comunitario contro il quale si intende presentare una denuncia e i motivi che inducono a farlo.
La denuncia può essere presentata a mezzo posta, fax o posta elettronica. Per essere sicuri di fornire tutte le informazioni necessarie, è preferibile compilare un formulario di denuncia, che può essere richiesto all’ufficio del Mediatore o scaricato dal sito web indicato di seguito:
http://www.euro-ombudsman.eu.int/form/it/default.htm
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Da quando ha assunto il suo mandato nel 1995, il Mediatore ha esaminato oltre 10 000 denunce. Le questioni sollevate hanno spaziato dalle disposizioni fiscali ai finanziamenti di progetti e dalle norme sulla concorrenza alle discriminazioni basate sul sesso.
I casi segnalati con maggior frequenza riguardano pagamenti tardivi, controversie contrattuali, discriminazioni arbitrarie e mancanza di informazioni.
La sezione che segue illustra i risultati conseguiti dal Mediatore nei suoi principali settori di attività.
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L’Unione europea si è assunta il fermo impegno di rispettare i diritti fondamentali. Nel dicembre 2000, in occasione del Consiglio europeo di Nizza, i presidenti delle tre principali istituzioni dell’Unione – la Commissione, il Parlamento e il Consiglio – hanno proclamato la Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. Questo documento chiarisce ai cittadini quali diritti fondamentali le istituzioni e gli organi dell’Unione europea devono rispettare.
(L’articolo 43 della Carta sancisce il diritto di presentare denuncia al Mediatore europeo: "Qualsiasi cittadino dell’Unione o qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia sede in uno Stato membro ha il diritto di sottoporre al Mediatore dell’Unione casi di cattiva amministrazione nell’azione delle istituzioni o degli organi comunitari").
Rendere la Carta una realtà concreta
Il Mediatore europeo si adopera per far sì che la Carta venga presa seriamente dalle istituzioni che l’hanno proclamata. Ricordando loro costantemente le promesse che hanno fatto ai cittadini europei, il Mediatore esercita pressioni in modo che le istituzioni dimostrino in pratica di rispettare la Carta nella loro attività quotidiana.
A seguito di un’indagine condotta dal mediatore, la Commissione europea ha abolito una norma che dava adito a una forma di discriminazione basata sul sesso. La norma vietava agli esperti distaccati da amministrazioni nazionali di lavorare a tempo parziale e andava a scapito di una percentuale maggiore di donne che non di uomini.
Il problema è stato segnalato al Mediatore da un’impiegata del Regno Unito che voleva lavorare a tempo parziale durante il periodo di distacco in modo da potersi prendere cura del proprio bambino.
Il Mediatore ha ricordato alla Commissione l’articolo 21 della Carta che proibisce tutti i tipi di discriminazione, fra cui quello basato sul sesso.
A seguito delle pressioni esercitate dal mediatore, la Commissione europea e il Parlamento hanno abolito l’utilizzo dei limiti di età nei procedimenti di assunzione. Il Mediatore ha sostenuto che l’utilizzo dei limiti di età equivaleva a una discriminazione, vietata in base all’articolo 21 della Carta.
Dopo che il Mediatore si era rifiutato di firmare la decisione che istituiva l’Ufficio assunzioni della Comunità europee a causa dei limiti di età, il Parlamento e la Commissione hanno deciso di porre fine al loro utilizzo con effetto immediato.
La Commissione ha provveduto a libertà di espressione dei funzionari dopo essere stata criticata dal Mediatore. Facendo riferimento all’articolo 11 della Carta che riconosce il diritto alla libertà di espressione e d’informazione, il Mediatore ha sottolineato la mancanza di chiari orientamenti per i funzionari per quanto riguarda i loro diritti e obblighi in questo settore.
In risposta, la Commissione ha proposto una guida per spiegare norme relative al personale e ha accettato di apportare concrete modifiche alle norme in base alle quali i funzionari devono ottenere un’autorizzazione preventiva per pubblicazioni sulla loro attività.
Il diritto fondamentale ad una buona amministrazione
La Carta sancisce il diritto ad una buona amministrazione. L’inclusione di questo diritto è stata chiesta dal Mediatore europeo con la motivazione che i cittadini europei hanno diritto ad un’amministrazione trasparente, responsabile e disponibile.
Per definire con chiarezza cosa significa in pratica una buona amministrazione, il Mediatore ha proposto un progetto di Codice europeo di buona condotta amministrativa.
Questo documento spiega ai cittadini ciò che hanno diritto di aspettarsi dall’amministrazione dell’Unione europea e ai funzionari il modo in cui si devono comportare nei loro rapporti con il pubblico. I funzionari che si attengono al Codice possono essere sicuri che eviteranno casi di cattiva amministrazione. Il servizio che essi forniscono ai cittadini europei dovrebbe pertanto migliorare.
Il Parlamento europeo ha approvato questo Codice nel settembre 2001. Il Mediatore ora lo utilizza quando esamina le denunce presentate dai cittadini contro l’amministrazione e ha chiesto alla Commissione di presentare una proposta di diritto amministrativo europeo basato sul Codice. Tale diritto si applicherebbe a tutte le istituzioni e organi dell’Unione europea. I deputati del Parlamento europeo hanno sostenuto questa iniziativa quando hanno adottato il Codice.
Come si possono ottenere maggiori informazioni sui propri diritti?
Il Mediatore si propone di informare i cittadini e i funzionari riguardo al Codice in modo che entrambe le parti conoscano i rispettivi diritti e obblighi. Il Mediatore ha pubblicato il Codice sul suo sito web in 11 lingue e presso il suo ufficio è disponibile un opuscolo di facile consultazione.
A seguito di un’indagine del mediatore, il Cedefop (Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale) di Salonicco ha adottato misure volte a garantire il rispetto del suo codice di buona condotta amministrativa.
Il Mediatore aveva rilevato che il Cedefop, in contrasto con il principio di cortesia sancito dal codice, aveva usato un linguaggio inadeguato nell’esaminare le denunce. Il Cedefop ha accettato di fornire istruzioni al personale e di pubblicare le sintesi delle sue risposte alle denunce sul suo sito web.
Il Mediatore ha criticato la Commissione europea per non aver risposto a un’organizzazione portoghese per i diritti dell’uomo che aveva presentato alla Commissione una denuncia riguardo alla mancata tutela degli interessi dei suoi membri da parte delle autorità portoghesi.
Il Mediatore ha ricordato alla Commissione che i principi di buona condotta amministrativa impongono di rispondere in modo adeguato alle richieste e di informare i cittadini del seguito dato alle loro denunce.
Il Mediatore ha criticato il Comitato delle regioni per non aver onorato un impegno assunto nei confronti di una cittadina olandese. La candidata era stata inserita in un elenco di riserva per la copertura di un posto di lavoro nel gruppo Alleanza europea.
Il Comitato aveva promesso di informarla non appena il posto fosse diventato vacante, ma non lo ha fatto. Il Mediatore ha ricordato al Comitato che è buona prassi amministrativa rispettare gli impegni assunti nei confronti dei cittadini.
Il Parlamento europeo ha presentato le proprie scuse ai cittadini di Bruxelles, Parigi e Londra a cui non aveva notificato il risultato di un concorso di progettazione. Quindici mesi dopo il termine fissato per la presentazione delle domande di partecipazione, le persone interessate non avevano ancora ricevuto alcuna informazione sull’esito delle loro candidature.
Il Mediatore ha chiesto al Parlamento di presentare le proprie scuse. Il Parlamento ha ammesso che il modo in cui i propri servizi avevano trattato le richieste di informazioni dei candidati era stato inaccettabile.
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La trasparenza è una componente essenziale della democrazia. In qualità di cittadini, si ha il diritto di sapere come e perché vengono adottate le decisioni. Se si dispone di queste informazioni, si può valutare il comportamento dei propri rappresentanti politici e garantire che le autorità pubbliche siano responsabili. Una corretta informazione consente di partecipare effettivamente al continuo dibattito pubblico che fa parte di una sana democrazia.
L’Unione europea è impegnata a sostenere la democrazia e riconosce la cittadinanza. Le istituzioni dell’Unione europea sono pertanto tenute a difendere e promuovere il principio di trasparenza.br>
L’articolo 1 del trattato stabilisce che: "…le decisioni (nell’Unione) siano prese nel modo più trasparente possibile".
Questo dovere non è sempre stato pienamente rispettato. Molte delle denunce esaminate dal Mediatore europeo hanno riguardato la mancanza di trasparenza nelle istituzioni.
Maggiore accesso ai documenti
Il Mediatore si è adoperato in modo particolare per far sì che le istituzioni dell’Unione europea consentano il più ampio accesso possibile alle informazioni. Le sue indagini riguardo all’accesso del pubblico ai documenti dell’Unione europea hanno indotto quasi tutte le istituzioni e gli organi comunitari ad adottare e pubblicare norme in materia. Il Mediatore ha portato a termine con successo molti casi a favore di cittadini europei che avevano presentato denuncia dopo essersi visti rifiutare l’accesso alle informazioni. Ne è conseguito un aumento del numero di documenti Nell’Unione europea di pubblico dominio.
Statewatch, un gruppo con sede nel Regno Unito che controlla il rispetto delle libertà civili nell’Unione europea, ha ottenuto l’accesso a documenti del Consiglio dopo l’intervento del Mediatore. Il Consiglio si era rifiutato di concedere tale accesso, ma ha riconsiderato la sua decisione iniziale alla luce delle argomentazioni addotte. Il Mediatore ha sottolineato l’importanza di salvaguardare il più ampio accesso possibile dei cittadini europei alle informazioni e la necessità di rispettare le norme sul diritto di accesso ai documenti.
Nuove norme in materia di accesso ai documenti
Nel maggio 2001 il Parlamento europeo e il Consiglio hanno adottato nuove norme in materia di accesso del pubblico ai documenti del Parlamento, del Consiglio e della Commissione. Queste istituzioni devono ora tenere un registro pubblico dei documenti, che è accessibile in forma elettronica e deve essere regolarmente aggiornato. Se le istituzioni si attengono al principio di trasparenza quando applicano le norme, i cittadini saranno in grado di capire meglio il modo in cui le istituzioni funzionano.
Corretto trattamento nei casi di violazione del diritto comunitario
La Commissione europea ha la responsabilità di assicurare che gli Stati membri rispettino il diritto comunitario. Nello svolgimento di questo compito essa è nota informalmente come "custode del trattato". Per individuare i casi in cui gli Stati membri non applicano il diritto comunitario, la Commissione si basa principalmente sulle denunce presentate dai cittadini.
Molti cittadini non erano soddisfatti del modo in cui la Commissione trattava questi casi e si sono rivolti al Mediatore sostenendo che la procedura era lunga e segreta, non venivano fornite sufficienti informazioni riguardo agli sviluppi e la Commissione non spiegava i motivi in base ai quali i casi venivano chiusi
.
Sottolineando la necessità di una maggiore trasparenza e di un trattamento adeguato dei cittadini, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di migliorare la propria procedura. In risposta, la Commissione ha deciso di informare i denuncianti quando intende chiudere un caso, fornendone i motivi, prima di adottare una decisione finale.
Dopo aver ricevuto ulteriori denunce, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di elaborare un codice per disciplinare i suoi rapporti con i cittadini durante la procedura. Nel marzo 2002 la Commissione ha adottato misure volte a migliorare la situazione.
A seguito delle critiche mosse dal Mediatore riguardo alla sua procedura, la Commissione europea ha adottato misure intese a difendere i diritti dei cittadini nei casi di violazione del diritto comunitario.
Il Mediatore aveva rilevato che la Commissione non aveva informato correttamente un denunciante in merito ai motivi per cui aveva chiuso un’indagine e non aveva offerto al medesimo un’effettiva opportunità di fornire ulteriori prove. Il caso riguardava la presunta violazione del diritto comunitario da parte delle autorità greche nell’aggiudicazione del progetto per la costruzione della metropolitana di Salonicco.
Procedure di assunzione più trasparenti>
La segretezza inerente alle procedure che le istituzioni utilizzano per assumere il personale è stato un altro frequente motivo di ricorso al mediatore. Il fatto ancor più grave è che spesso si tratta del primo contatto che i cittadini hanno con l’amministrazione dell’Unione europea.
A seguito del lavoro svolto dal mediatore, attualmente gli elenchi di riserva dei candidati vincitori vengono pubblicati e i candidati possono verificare i propri elaborati d’esame corretti e sapere chi fa parte della commissione giudicatrice. Questa tendenza ad aumentare la trasparenza nelle assunzioni dovrebbe contribuire ad assicurare che i candidati nutrano maggiore fiducia nella procedura e ricavino pertanto una migliore impressione complessiva delle istituzioni.
A seguito di un’indagine del mediatore, il Parlamento ha accettato di fornire, dietro richiesta, una copia della prova d’esame corretta a tutti i candidati che partecipano ai concorsi di assunzione. Alcuni candidati italiani avevano presentato denuncia al Mediatore dopo aver partecipato a un concorso organizzato dal Parlamento ed essersi visti negare l’accesso ai propri elaborati d’esame corretti.
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I cittadini hanno il diritto di aspettarsi che la pubblica amministrazione dalla quale dipendono operi in modo adeguato. Dal mancato rispetto degli obblighi contrattuali ai ritardi con cui si effettuano i pagamenti, le istituzioni dell’Unione europea non hanno sempre fornito esempi di buona prassi amministrativa. Tuttavia, quando il Mediatore sottopone un problema alla loro attenzione, esse agiscono in modo costruttivo per porre rimedio alla situazione. Ne consegue che il servizio offerto dalle istituzioni è senza dubbio migliorato.
Quando si scrive a un’istituzione o a un organo comunitario, ora ci si può aspettare una risposta nella propria lingua. Si può esigere che i funzionari spieghino e giustifichino le decisioni adottate qualora ne venga fatta loro richiesta. Se si partecipa a una gara d’appalto, si può essere certi che il Mediatore interverrà se si ritiene di non essere stati trattati in modo equo. In breve, grazie ai suoi sforzi, ora i cittadini dovrebbero ricevere il servizio di elevata qualità cui hanno diritto.
Porre fine ai ritardi nei pagamenti
I pagamenti tardivi possono essere un problema per qualsiasi impresa, ma per quelle di piccole e medie dimensioni possono essere una questione di sopravvivenza o di fallimento. Il Mediatore ha assicurato il pagamento a molti cittadini, imprese e associazioni ai quali non sono stati versati entro i termini previsti sussidi, onorari e sovvenzioni.
Uno studio di consulenza tedesco ha ottenuto il pagamento dell’ultima quota del compenso ad esso spettante, unitamente agli interessi maturati dal 1995, dopo aver presentato una denuncia al mediatore. Lo studio aveva concluso un contratto con la Commissione europea nel 1994 e ha atteso sei anni il pagamento.
La Commissione ha adottato un approccio flessibile per evitare ritardi nei pagamenti ai subappaltatori dopo un’indagine condotta dal Mediatore. Un subappaltatore del Regno Unito si era rivolto al Mediatore lamentando di essere stato ingiustamente penalizzato a seguito di una clausola contenuta in un contratto concluso con la Commissione.br>
La clausola stabiliva che il committente non sarebbe stato pagato finché non avesse presentato le attestazioni di spesa di tutti i suoi subappaltatori. Su suggerimento del Mediatore, la Commissione ha chiesto al committente di presentare le attestazioni di spesa che aveva ricevuto in modo che potessero essere effettuati i pagamenti ai subappaltatori che avevano rispettato la scadenza.
La Commissione europea ha adottato misure per risolvere un problema di pagamenti in sospeso di importi di IVA dovuti ad università irlandesi dopo che il Mediatore ha condotto un’indagine in merito a questo caso. Un professore irlandese aveva segnalato al Mediatore che la Commissione non aveva rimborsato un importo di 200 000 euro di IVA relativa a contratti di ricerca. La Commissione ha confermato che il pagamento sarebbe stato effettuato non appena essa avesse completato la procedura necessaria. Tenuto conto che il problema era sorto in quanto il sistema irlandese non era completamente allineato alle norme fiscali comunitarie, la Commissione ha annunciato inoltre che aveva avviato una procedura d’infrazione contro l’Irlanda.
Dopo aver ricevuto un crescente numero di denunce relative ai ritardi nei pagamenti effettuati dalla Commissione europea, il Mediatore ha avviato un’indagine di propria iniziativa.
In risposta, la Commissione ha proposto di semplificare, chiarire e in generale migliorare le modalità di pagamento ai propri creditori. Ne è conseguita una considerevole riduzione delle denunce presentate al Mediatore in merito a questo problema.
La Commissione si è assunta l’impegno di assicurare che sia pagato entro 60 giorni il 95 % di tutte le fatture regolari, contro il precedente 60 %.
Rispetto degli obblighi contrattuali
Quando un cittadino, un’impresa o un’associazione firma un contratto con una delle istituzioni dell’Unione europea, si aspetta che l’amministrazione rispetti i suoi obblighi. Tuttavia, i pareri riguardo a ciò che è stato esattamente concordato sono spesso discordanti. Il Mediatore è sempre attento a far sì che le istituzioni rispettino ciò che hanno firmato.
La Commissione europea ha accettato di concedere un ulteriore importo di 11 000 euro a uno scienziato tedesco dopo che egli aveva presentato una denuncia al mediatore, sostenendo che la Commissione non lo aveva compensato per il tasso di cambio sfavorevole dell’euro rispetto allo yen, a seguito del quale egli aveva ricevuto un importo inferiore rispetto a scienziati di livello comparabile che erano arrivati in Giappone l’anno precedente o quello successivo nell’ambito dello stesso programma di ricerca.
Il Mediatore ha assicurato il pagamento a un artista francese che aveva lavorato alla realizzazione di opuscoli informativi per la Commissione. L’artista aveva sporto denuncia al Mediatore dopo che la Commissione si era rifiutata di corrispondere i diritti d’autore ad esso spettanti quando gli opuscoli erano stati ristampati. Durante l’indagine del mediatore, la Commissione ha proposto un accordo finanziario che è stato accettato dall’artista.
La Commissione ha ritirato una richiesta di rimborso e ha accettato di pagare la quota finale di una sovvenzione dopo l’intervento del Mediatore. La sovvenzione era destinata alla realizzazione congiunta di un CD-ROM multilingue da parte di scuole secondarie in Francia, Regno Unito, Spagna e Paesi Bassi. Uno dei beneficiari della sovvenzione aveva trasferito risorse tra le linee di bilancio. La Commissione sosteneva che tale trasferimento fosse scorretto. Il Mediatore ha tuttavia sottolineato che si trattava di un’operazione ammessa in base a quanto stabilito nel contratto e ha chiesto alla Commissione di procedere con il pagamento.
Il Mediatore ha criticato l’Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro di Bilbao per non aver assicurato che un contratto che aveva concluso fosse conforme al diritto del lavoro spagnolo. Il Mediatore è intervenuto a seguito di una denuncia presentata da un cittadino spagnolo il quale affermava che, non avendo tenuto conto della sua età per il suo inquadramento, l’Agenzia non aveva rispettato le disposizioni del regolamento della Commissione che disciplina il regime applicabile agli agenti locali in servizio in Spagna su cui il suo contratto era basato. L’Agenzia sosteneva che tener conto dell’età era contrario al diritto spagnolo.
Migliore funzionamento delle istituzioni
Le denunce pervenute al Mediatore hanno contribuito a porre in evidenza procedure inefficaci, metodi obsoleti e pratiche discriminatorie nelle istituzioni. In risposta, le istituzioni hanno adottato le misure necessarie per porre rimedio a queste carenze, rendendo pertanto l’amministrazione più equa ed efficiente.
La direzione Risorse del Centro comune di ricerca della Commissione di Ispra, Italia, ha migliorato i suoi metodi di lavoro dopo un’indagine condotta dal Mediatore, che aveva criticato più volte il Centro per il trattamento riservato ai borsisti, l’irregolarità delle procedure di assunzione e l’iniquità delle clausole contrattuali. In risposta, la direzione ha introdotto un sistema computerizzato per controllare le scadenze, nonché una procedura di ricorso e un sistema di controllo finanziario decentrati.
La Commissione europea ha inasprito le sue norme in materia di controlli a seguito delle critiche mosse dal Mediatore dopo che un cittadino danese aveva sostenuto che il personale antifrode della Commissione aveva rilasciato ai giornali nazionali dichiarazioni inopportune riguardo al suo caso e che i funzionari preposti ai controlli si erano comportati in modo inappropriato durante un’ispezione di verifica. Tra le misure attuate era compresa l’adozione di un manuale di procedura interna che forniva al personale istruzioni concrete in merito ai rapporti con i mezzi d’informazione.
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Lo Stato di diritto è uno dei principi fondamentali su cui l’Unione europea è basata. Ciò implica che nessuna persona o organismo, per quanto potente, può violare impunemente la legge.
La Commissione europea ha il dovere di assicurare che gli Stati membri rispettino il diritto comunitario. Il Mediatore ha sottoposto alla sua attenzione diversi casi, sulla base delle denunce ad esso pervenute. In questo modo egli ha svolto il suo ruolo, assicurando che le norme comunitarie siano prese seriamente in tutta l’Unione.
Il Mediatore ha chiesto alla Commissione europea di indagare sui rischi posti dal guasto subito da un reattore nucleare di un sottomarino britannico a Gibilterra, dopo che varie associazioni sociali e politiche avevano denunciato che le autorità non avevano adottato le misure sanitarie necessarie o fornito informazioni al pubblico, come previsto nel quadro della normativa dell’Unione europea. Il Mediatore ha trasmesso la denuncia alla Commissione per verificare se la situazione fosse in contrasto con le norme dell’Unione europea in materia di protezione del pubblico dai rischi di radiazioni.
Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di esaminare due denunce presentate da cittadini finlandesi in merito all’arrotondamento dei pagamenti effettuati in euro. I denuncianti sostenevano che la pratica finlandese di non fare uso formale delle monete da 1 e 2 centesimi e di arrotondare i prezzi per eccesso o per difetto era ingiusta e contraria alla normativa dell’Unione europea. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di esaminare se le autorità finlandesi avevano applicato correttamene la normativa comunitaria che prevedeva che la prima serie di monete includesse otto denominazioni a partire da 1 centesimo a 2 euro.
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Il personale delle istituzioni dell’Unione europea può presentare denuncia al Mediatore in merito a problemi incontrati con il proprio datore di lavoro. Questi problemi possono spaziare dalle asserzioni di licenziamento arbitrario a questioni inerenti alla copertura previdenziale per i coniugi. Il Mediatore è riuscito a risolvere con successo molte controversie sottoposte alla sua attenzione.
Il Mediatore ha ottenuto la parità di trattamento per tre ispettori svedesi nel settore della pesca che avevano presentato denuncia riguardo al loro inquadramento presso la Commissione europea.
Dopo aver assunto il loro incarico, i denuncianti avevano notato che tutti gli altri ispettori nel settore della pesca assunti prima e dopo di loro erano stati inquadrati in gradi superiori. Il Mediatore ha concluso che la Commissione non aveva agito conformemente ai principi di buona condotta amministrativa e alla giurisprudenza della Corte di giustizia europea.
La Commissione europea ha risolto una controversia relativa a regimi di assicurazione supplementare per i suoi agenti locali in servizio in Austria dopo che il Mediatore ha esaminato il caso. I regimi avrebbero dovuto essere introdotti nel 1995. Dopo aver riconosciuto che si era verificato un ritardo, la Commissione ha introdotto una polizza di assicurazione supplementare per inabilità temporanea al lavoro, invalidità, decesso e pensione, con effetto retroattivo dal primo gennaio 1995.
La Commissione europea ha accettato di non recuperare spese mediche da un funzionario e di rimborsare gli importi detratti dalla sua pensione dopo che egli aveva presentato una denuncia. Il Mediatore ha sostenuto che la Commissione non aveva fornito adeguate giustificazioni a sostegno della sua decisione di recuperare spese che erano state sostenute dieci anni prima. Il denunciante aveva lavorato a Bruxelles e Lussemburgo dal 1964 al 1979 ed aveva cessato il rapporto di lavoro per invalidità.
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In qualità di istituzione che esamina le denunce presentate contro casi di cattiva amministrazione, è di fondamentale importanza che il Mediatore tratti queste denunce nel modo più efficace e tempestivo. Per garantire il miglior servizio possibile, il Mediatore ha instaurato ottimi rapporti di collaborazione con altri importanti organi, fra cui le istituzioni dell’Unione europea ed i suoi omologhi negli Stati membri.
Per poter usufruire del servizio offerto dal Mediatore, i cittadini europei devono essere adeguatamente informati su ciò che egli può fare per loro. Il Mediatore dedica una considerevole quantità di tempo e di energia ad incrementare la consapevolezza riguardo alla sua attività in tutta l’Unione.
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Pur esaminando le denunce presentate contro le istituzioni dell’Unione europea, il Mediatore intrattiene con esse positivi rapporti di lavoro. Le istituzioni hanno sempre collaborato in modo costruttivo per risolvere i problemi che egli sottopone alla loro attenzione. Vengono mantenuti proficui rapporti attraverso riunioni regolari e una corrispondenza scritta.
Relazioni
Ogni anno il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione sull’esito delle sue indagini. Il Mediatore può inviare al Parlamento una relazione speciale quando un’istituzione non segue le sue raccomandazioni per risolvere una denuncia. La commissione per le petizioni del Parlamento ha il compito di redigere relazioni sull’attività del Mediatore. Queste relazioni vengono quindi discusse e adottate in seduta plenaria.
Finora il Mediatore ha trasmesso al Parlamento sei relazioni speciali su questioni che spaziano dalle discriminazioni basate sul sesso alla trasparenza.
Riunioni
Riunendosi con i funzionari dell’Unione europea, il Mediatore può richiamare l’attenzione sulle carenze riscontrate nel funzionamento delle istituzioni. Queste riunioni possono consentire ai funzionari di porre in evidenza i problemi incontrati nel risolvere le denunce trasmesse loro dal Mediatore.
Nel settembre 2001 il personale dell’ufficio del Mediatore si è riunito con funzionari della direzione Risorse del Centro comune di ricerca della Commissione di Ispra. Le istituzioni hanno discusso modifiche da apportare alle procedure di lavoro applicate a Ispra per rispondere ad alcune critiche mosse riguardo al funzionamento della direzione.
Corrispondenza scritta
Il Mediatore scrive ai colleghi di altre istituzioni per richiamare la loro attenzione su sviluppi importanti e questioni di attualità. Le lettere sono pubblicate sul sito web del Mediatore.
Nel marzo 2002 il Mediatore ha inviato il Codice europeo di buona condotta amministrativa ai responsabili di tutte le istituzioni e organi dell’Unione europea, chiedendo loro di adottarlo.
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Quando i cittadini hanno un problema riguardo al diritto comunitario, spesso essi si rivolgono al Mediatore europeo, ma di regola ad essere responsabili dell’attuazione di tale diritto sono le amministrazioni nazionali, regionali e locali. Tenuto conto che il Mediatore europeo non può esaminare denunce presentate contro queste amministrazioni, è importante sapere chi può farlo.
Spesso si tratta di un difensore civico nazionale o regionale o di una commissione per le petizioni degli Stati membri.
Dodici Stati membri dell’Unione europea dispongono di difensori civici nazionali, mentre due prevedono il diritto di presentare petizioni a livello nazionale. Sei Stati membri dispongono di difensori civici regionali o di commissioni per le petizioni.
A livello nazionale e regionale si svolgono con regolarità seminari per discutere il diritto comunitario e rafforzare la cooperazione nell’ambito della famiglia dei difensori civici. Il Mediatore europeo contribuisce a programmare e organizzare queste riunioni. Per rafforzare le relazioni e intensificare la cooperazione, il Mediatore europeo rende visita con regolarità ai difensori civici nazionali o regionali in tutta l’Unione europea.
La rete di collegamento
Nel 1996 il Mediatore europeo ha istituito una rete di collegamento tra i difensori civici nazionali e gli organi corrispondenti negli Stati membri.
La rete consente di trasmettere le denunce all’organo più idoneo per il loro trattamento, contribuendo a salvaguardare i diritti dei cittadini europei e a garantire che le denunce vengano trattate efficacemente.
La rete intende promuovere il libero flusso di informazioni sul diritto comunitario, assicurando in tal modo che i membri della rete siano sempre aggiornati sugli ultimi sviluppi.
La rete assume la forma di:
• un bollettino d’informazione attraverso il quale i membri si scambiano le esperienze e le migliori pratiche;
• un sito web e un forum su Internet che promuove dibattiti interattivi e consente di condividere documenti.
• seminari che vengono organizzati per approfondire la conoscenza del diritto comunitario e rafforzare la cooperazione.
Nel 2001 è stato creato un giornale virtuale intitolato Ombudsman Daily News (Notizie quotidiane del mediatore);
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Informare 350 milioni di cittadini in 15 Stati membri e nelle 12 lingue ufficiali sul diritto di presentare denuncia è un compito tutt’altro che facile! Il Mediatore ha tuttavia compiuto notevoli sforzi per incrementare la consapevolezza riguardo alla sua attività.
Negli incontri con i mezzi d’informazione, negli interventi ai seminari o nelle visite effettuate negli Stati membri il Mediatore si impegna sempre a garantire che i cittadini sappiano cosa egli può fare per loro.
Relazioni con la stampa
Il Mediatore concede regolarmente interviste ai mezzi d’informazione. Egli redige comunicati stampa per segnalare importanti decisioni che sono state adottate. Per presentare la relazione annuale del Mediatore si tengono conferenze stampa e cene che offrono l’occasione per uno scambio di domande e risposte in merito alla sua attività.
Seminari pubblici
Il Mediatore e i suoi collaboratori partecipano a seminari, conferenze e riunioni per informare in merito al diritto di presentare denuncia e ai risultati ottenuti.
Informazione al pubblico
Per fare in modo che i cittadini siano adeguatamente informati sull’attività del Mediatore, è importante sapere da dove essi traggono le informazioni. Negli Stati membri gli uffici della Commissione europea e del Parlamento sono spesso il primo punto di riferimento quando si vuole sapere qualcosa di più sull’Unione europea.
Il Mediatore assicura che questi uffici siano dotati di tutto il materiale informativo necessario e che i loro siti web siano collegati al suo sito. Materiale relativo al Mediatore è disponibile anche in tutti i centri d’informazione dell’Unione europea.
Il materiale informativo comprende un opuscolo intitolato Il Mediatore europeo – La può aiutare? (in 12 lingue), la relazione annuale del Mediatore e il Codice europeo di buona condotta amministrativa (entrambi nelle 11 lingue ufficiali dell’Unione europea).
Il Mediatore ha instaurato stretti rapporti con gli uffici degli eurodeputati, tenuto conto dei loro frequenti contatti con i cittadini.
L’ufficio del Mediatore partecipa alle giornate a porte aperte annuali organizzate dalle istituzioni dell’Unione europea. Il personale dell’ufficio è a disposizione per rispondere alle domande e distribuire materiale che illustra l’attività del mediatore.
Il Mediatore effettua visite ufficiali negli Stati membri per presentare direttamente la propria attività ai cittadini.
Informazioni in tempo reale
Il sito web del Mediatore europeo si rivolge a persone con interessi estremamente vari, dai cittadini che vogliono presentare denuncia agli studenti che effettuano ricerche in merito alle denunce, ai giornalisti che cercano gli ultimi comunicati stampa. Costantemente aggiornato e disponibile in 11 lingue, il sito costituisce uno strumento fondamentale per diffondere la conoscenza dell’attività del Mediatore.
Il sito web comprende informazioni sulle modalità di presentazione delle denunce, un formulario di denuncia e informazioni per un eventuale contatto. È collegato a tutti i siti web cui potrebbero essere interessati i cittadini alla ricerca di informazioni sul diritto comunitario.
Attualmente le denunce trasmesse via Internet rappresentano oltre un terzo del totale delle denunce pervenute al Mediatore, rispetto a poco meno di un quarto nel 2000 e appena un sesto nel 1999. L’aumento di maggiori proporzioni riguarda il numero di richieste di informazioni ricevute per e-mail, che risulta raddoppiato tra il 2000 e il 2001 con oltre 2 335 richieste di questo tipo.
Un sito per i giornalisti
Le informazioni contenute sul sito web che possono interessare i giornalisti comprendono tutti i comunicati stampa, i discorsi e le statistiche e un calendario regolarmente aggiornato delle attività del Mediatore.
Un sito per i ricercatori
Tra i documenti che possono interessare i ricercatori sono comprese le decisioni e le raccomandazioni del Mediatore, le relazioni e una bibliografia completa con riferimenti di tesi, libri ed articoli sul Mediatore europeo.
Un sito per i difensori civici
Sul sito web si possono trovare collegamenti ai siti di tutti i difensori civici nazionali e regionali e degli organi corrispondenti negli Stati membri.
Nel 2001 è stata avviata un campagna via e-mail, in 11 lingue, intesa ad informare i cittadini del loro diritto di presentare denunce al Mediatore europeo. Sono state inviate oltre 2000 e-mail a destinatari scelti in modo mirato, pregandoli di inoltrare a loro volta l’e-mail a tutti coloro che, a loro avviso, potessero essere interessati. In questo modo l’e-mail è giunta a un ampio numero di persone che seguono le questioni dell’Unione europea e potrebbero quindi avere una denuncia da presentare al Mediatore.
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Il Mediatore si è battuto accanitamente per migliorare il modo in cui le istituzioni operano nei confronti dei cittadini. Ogni denuncia risolta dal Mediatore costituisce un fatto positivo non solo per la persona direttamente interessata, ma anche per i cittadini europei in generale. Il suo successo nel migliorare il servizio offerto dalle istituzioni è stato accolto con estremo favore in tutta l’Unione europea.
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Premi e onorificenze
Da quando ha assunto il suo mandato nel 1995, il Mediatore europeo ha ricevuto molti premi e onorificenze in riconoscimento dei risultati conseguiti.
L’Istituto europeo di amministrazione pubblica ha conferito il premio Alexis de Tocqueville 2001 al Mediatore europeo per aver migliorato l’amministrazione pubblica in Europa e per il suo instancabile lavoro volto ad accrescere la trasparenza nelle istituzioni dell’Unione europea.
Nel 2001 il Mediatore è stato nominato quale uno dei 50 europei dell’anno nel corso di un evento organizzato dalla European Voice. Il premio conferito in tale occasione intendeva porre in evidenza gli europei che si erano maggiormente distinti nel 2001 e riconoscere i risultati conseguiti dal Mediatore per quanto riguarda la trasparenza e la libertà di espressione.
Nel 2001 il Mediatore europeo è stato nominato cavaliere della Legione d’onore, che costituisce il più prestigioso riconoscimento civile o militare francese.
Citazioni
"Mediatore europeo sin dal 1995, egli ha contribuito a rafforzare i diritti dei cittadini nei confronti dell’amministrazione pubblica europea" (consiglio scientifico e consiglio di amministrazione del’Istituto europeo di amministrazione pubblica, agosto 2001).
"Motivato da una filosofia di responsabilità, una mentalità estremamente rigorosa e un impegno verso l’idea di partecipazione civile, il primo (Mediatore europeo) ha sempre usato tutto il suo potere per esercitare una profonda influenza sulla riforma del sistema di governo europeo" (direttore dell’Istituto degli studi europei presso l’Università libera di Bruxelles, marzo 2002).
"A nome dell’Istituto internazionale di scienze amministrative (IISA) vorrei rivolgere al signor Söderman le più sentite congratulazioni per essere stato nominato cavaliere della Legione d’onore dal presidente francese. Si tratta del meritato riconoscimento di una carriera dedicata a dare all’Unione europea, una gigantesca burocrazia, un volto umano" (direttore generale, IISA, gennaio 2002).
"È una fortuna per l’Unione e motivo d’orgoglio per la Finlandia che il primo Mediatore europeo sia stato una persona come Söderman" (Helsingin Sanomat, aprile 2002).
"Anche se i suoi poteri formali sono limitati, quando Söderman parla, gli altri ascoltano. Ciò che egli dice conta" (E!Sharp, marzo 2002).
"L’Europa esiste. Non perché vi è una moneta unica e molte politiche comunitarie, ma piuttosto perché vi sono persone convinte come Jacob Söderman che difende i cittadini" (El Periódico, maggio 2002).
"Il campione dei cittadini" (pubblicazione EV50 della European Voice, dicembre 2001).
"Vorrei ringraziare ancora una volta lei e i suoi collaboratori per gli instancabili sforzi compiuti per favorire una conclusione equa e ragionevole di un caso così increscioso" (vicepresidente di un’associazione commerciale britannica che aveva presentato una denuncia al Mediatore per segnalare che la Commissione non aveva fornito importanti informazioni a uno dei suoi membri, agosto 2001).
"Desidero ringraziarla per la (sua) straordinaria attività volta a tutelare il cittadino comune" (avvocato greco, ottobre 2001).
"La sua semplicità e la chiarezza dei suoi obiettivi sono estremamente confortanti" (un cittadino britannico dopo aver ricevuto una copia della relazione annuale del Mediatore).
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Formulario di denuncia
Il Mediatore europeo
DENUNCIA DI CATTIVA AMMINISTRAZIONE
1. Presentata da: (nome)
A nome di:
Indirizzo:
Tel./ fax:
2. Contro quale istituzione o organo comunitario vuole presentare la sua denuncia?
Commissione europea
Comitato economico e sociale
Consiglio dell'Unione europea
Comitato delle regioni
Parlamento europeo
La Banca centrale europea
Corte dei conti
Banca europea per gli investimenti
Corte di giustizia (salvo nella sua funzione giurisdizionale)
Altri organi comunitari
3. Qual è la decisione all'origine della denuncia ? Quando è stata presa tale decisione o
quando Le è stata notificata ?
4. Che risultato spera ottenere attraverso la sua denuncia ?
5. Ha già contattato l’istituzione o organo comunitario denunciato al fine di ottenere una
riparazione ?
Sì (si prega di specificare) No
6. Se la denuncia è inerente ai rapporti di lavoro con le istituzioni ed organi comunitari :
sono state esaurite le possibilità interne di domanda o ricorso amministrativo? (In particolare quelle di cui all'articolo 90(1) e (2), dello statuto del personale). In tal caso, sono scaduti i termini fissati per la risposta da parte dell'autorità interessata ?
Sì No
7. L'oggetto della Sua denuncia è già stato risolto da un tribunale o è pendente dinanzi a
un tribunale ?
Sì No
8. Selezionare una delle seguenti opzioni:
Desidero che la mia denuncia sia trattata pubblicamente (OPPURE: Richiedo che la mia denuncia sia trattata in via riservata)
9. Autorizza l'inoltro della Sua denuncia ad un'altra autorità (europea o nazionale), qualora il Mediatore europeo ritenga di non essere abilitato a trattarla ?
Sì No
Data e firma:
(Si prega di continuare in un altro foglio se necessario e di inviare copie di tutti i documenti necessari a sostegno della denuncia)
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Normalmente le denunce al Mediatore europeo (e i relativi documenti allegati) hanno un trattamento pubblico.
"Trattare pubblicamente" una denuncia significa che ogni membro del pubblico può avere accesso alla denuncia e ai suoi allegati. Se il Mediatore avvia un'indagine, il parere dell'istituzione o dell'organismo interessato alla denuncia, qualsiasi osservazione sul parere fatta dal denunciante, nonché altri documenti menzionati all'articolo 13 delle Disposizioni di esecuzione (disponibili sul sito Web del Mediatore) sono documenti pubblici ai quali chiunque può avere accesso su richiesta. Le decisioni del Mediatore sulle denunce sono pubblicate nella Relazione annuale e sul sito Web, previa rimozione del nome del denunciante.
Un denunciante ha il diritto di chiedere che la sua denuncia sia trattata in via riservata. Qualora sia richiesto iltrattamento riservato, non vi è accesso del pubblico alla denuncia o agli altri documenti summenzionati. Tuttavia, anche una denuncia riservata deve essere inviata all'istituzione o all'organismo comunitario interessato qualora il Mediatore avvii un'indagine.
Le decisioni del Mediatore su denunce riservate sono pubblicate nella relazione annuale e sul sito Web in modo da non rendere possibile l'identificazione degli interessati.
Le denunce al Mediatore possono contenere dati personali relativi alla denuncia stessa o a terzi. Il trattamento dei dati personali da parte del Mediatore europeo è disciplinato dal regolamento (CE) n. 45/2001.(1) A meno che il denunciante non chieda il trattamento riservato, si intende che egli è consenziente, ai fini dell'articolo 5, lettera (d) del regolamento (CE) n. 45/2001, a che il Mediatore tratti pubblicamente qualsiasi dato di natura personale contenuto nella denuncia.
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